Tiedotuksen tärkeys yritysviestinnässä

Tiedotus on yrityksille tärkeää, jotta yrityksestä, sen tuotteista ja toiminnasta kuullaan. Tiedottaminen tuo myös lisää läpinäkyvyyttä yrityksen toimintaan, on apuna luomassa tietynlaista mielikuvaa yrityksestä ja lisäämässä brändinäkyvyyttä.

Panosta ulkoiseen ja sisäiseen viestintään

Kun yrityksessänne tapahtuu jotain, tiedottakaa asiasta sekä yrityksen sisällä että ulkopuolelle. Sisäinen tiedotus on luonteeltaan erilaista kuin ulkoinen, mutta asiakaspalvelun ja työntekijäviihtyvyyden kannalta se on yhtä tärkeä tiedotuksen elementti kuin ulkoinen tiedotuskin. Tiedotuksen tärkeys tiedostetaankin yleensä hyvin, mutta toteuttaminen käytännössä saatetaan hoitaa huonosti.

Yrityksen ulkopuolelle menevä tiedotus voi kohdistua esimerkiksi sidosryhmille tai medialle. Kohderyhmästä riippuen tiedotuksen sisältö ja tyyli vaihtelevat. Jollei yritys tiedota, tuotteet ja palvelut jäävät yleisölle tuntemattomiksi. Mikäli asianne kiinnostaa median seuraajaa, mediassa julkaistut juttunne muistetaan yllättävänkin pitkään, olkoonkin että uutisvirta ei nykypäivänä maailmasta heti lopu.

Muista myös sisäinen tiedotus

Tiedotuksen tulee saavuttaa kaikki henkilöt organisaatiossa jo ennen kuin tiedotetaan yrityksen ulkopuolelle. Jokaisen organisaation jäsenen tulee tietää esimerkiksi meneillään olevista markkinointikampanjoista. On tärkeää, että viestintä yrityksen sisällä on kahdensuuntaista. Yrityksen johdon tulisi siis kuunnella myös työntekijöitään. Työntekijätasolta yritysjohto saa arvokkaita ajatuksia ja voi oppia uutta tuotetta, tuotekehitykseen ja palveluihin liittyen. Sisäisen tiedotuksen tehokkuuden ydin on toimivassa vuorovaikutuksessa.

Kuinka saada tiedote läpi mediassa?

Toimitukset saavat tiedotteita sähköposteihinsa jatkuvana virtana. Mieti siis jo tiedotteen lähetysvaiheessa mihin mediaan haluat viestisi saada läpi. Olisiko tiedotteenne kohderyhmänä vaikkapa taloustoimitukset? Tunnetko taloustoimituksista ketään? Jollei kontakteja ole valmiiksi, kysele verkostostasi nimiä tai lue netistä minkätyyppisiä juttuja toimittajat kirjoittavat. Mikäli aiheesi on paikallinen, lähetä se paikallismediaan.

Varmista, että tiedotteessasi on seuraavat asiat kunnossa:
* Otsikko
* Uutinen kärkeen
* Käytä selkeää kieltä
* Visuaalisuus
* Yhteystiedot
Huomio myös päivän muu uutistarjonta

Kirjoita tiedotteesi sellaiseksi, että tekstin voisi julkaista sellaisenaan. Mitä helpommalla toimittaja pääsee, sitä
todennäköisemmin uutinen julkaistaan. Ja mitä vähemmän toimittajan tarvitsee muokata tekstiä, sitä varmennin
saat viestisi läpi juuri haluamassasi medioissa.

Ennen kaikkea muista vastata kysymyksiin kuka-mitä-missä-milloin-miten-miksi.

Milloin kannattaa lähettää tiedote? Lyhyesti: silloin, kun organisaatiollasi on jotain uutisen arvoista
kerrottava.
Älä unohda bloggaajia! Bloggaajia tulee kohdella kuten toimittajia, eli khdista tiedotteesi heillekin ala- tai
asiakohtaisesti.

Milloin? Mikä on digiajan rytmi?
Ota yhteyttä - laitetaan viestintäsi kuntoon!